Der einfachste Weg, um die Motivation der Mitarbeiter hoch zu halten, sind Zusätze zum eigentlichen Arbeitslohn. Dies kann jedoch für den Arbeitgeber unter Umständen aufgrund steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften bzw. Besonderheiten recht teuer werden.
Was kann steuerfrei gezahlt werden?
Steuerfrei gestellten Arbeitslohn finden Sie (nicht nur, aber im Wesentlichen) im Paragraphen 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Diese Rechtsgrundlage beginnt mit den angenehmen Worten „Steuerfrei sind“. Drei in der Praxis häufig vorkommende und motivationssteigernde Sachverhalte werden nachfolgend besprochen.
Private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte
Die Steuerfreiheit des § 3 Nr. 45 EStG erstreckte sich bisher nach dem Wortlaut auf betriebliche Personalcomputer und Telekommunikationsgeräte. Bedingt durch die technische Entwicklung wurde die Vorschrift erweitert. Umfasst werden nun „Datenverarbeitungsgeräte, Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör“.
Begünstigt (also steuerfrei, vgl. auch Amtliche Hinweise zu R 3.45 LStR 2013) sind u.a. Personalcomputer, Laptop, Handy, Smartphone und Tablet. Ebenfalls steuerfrei ist Zubehör wie z.B. Monitor, Drucker, Beamer, Scanner und Ladegeräte. Ebenfalls unversteuert bleiben die laufenden Kosten für den Betrieb der Geräte. Darunter fallen insbesondere die Kosten für Telefon- und Verbindungsgebühren.
Unabdingbare Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist nach wie vor, dass die Geräte nicht in das Eigentum der Arbeitnehmer übergehen. In der Praxis empfiehlt sich daher eine schriftliche Vereinbarung, die eine ausdrückliche Rückgabe der Geräte, z.B. bei Ausscheiden des Mitarbeiters, vorsieht. Dies ist schon auch aus arbeitsrechtlicher Sicht sinnvoll.
Home-Use-Programme – jetzt auch steuerfrei!
Strittig war in der Vergangenheit, ob vom Arbeitgeber erworbene Software-Lizenzen, die an die Mitarbeiter verbilligt oder kostenlos zum Einsatz am häuslichen PC weitergegeben werden, einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil darstellen. Im § 3 Nr. 45 EStG hat der Gesetzgeber nun für Klarheit gesorgt und die Weitergabe solcher Lizenzen ausdrücklich (ohne Zeitbegrenzung rückwirkend) steuerfrei gestellt. Voraussetzung ist jedoch, dass der Arbeitgeber die überlassenen System- und Anwendungsprogramme auch in seinem Betrieb einsetzt. Unter die Begrifflichkeit „System- und Anwendungsprogramme“ fallen u.a. Betriebssysteme, Virenscanner und Softwareprogramme (z.B. Home-Use-Programme, Volumenlizenzvereinbarung). Nicht nur die System- und Anwendungsprogramme, die der Arbeitgeber in seinem Betrieb einsetzt, sondern auch die damit in Verbindung stehenden Dienstleistungen, wie z.B. die Installation oder Inbetriebnahme der begünstigten Geräte und Programme i.S.d. § 3 Nr. 45 EStG fallen unter die Steuerfreiheit.
Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder
§ 3 Nr. 33 EStG regelt, dass erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen steuerfrei gestellt sind. Vergleichbare Einrichtungen sind z.B. Kindertagesstätten, Kinderkrippen oder Tagesmütter. Der ausgezahlte Zuschuss (Barzuwendung) ist nur steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen hat (z.B. Rechnung). Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original zum Lohnkonto zu nehmen.
Gesundheitsförderung
Maßnahmen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse stellen steuerlich keinen Arbeitslohn dar, weil nicht der Entlohnungscharakter im Vordergrund steht. Da die Gesundheit jedoch auch immer ein nicht untergeordnetes privates Interesse darstellt, ist dieser Fall in der Praxis selten. Beispiel wäre eine vorgeschriebene augenärztliche Untersuchung für Arbeitnehmer mit Bildschirmarbeitsplatz.
Liegt kein überwiegend eigenbetriebliches Interesse vor, kann sich der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen dennoch die Steuerfreiheit sichern. § 3 Nr. 34 EStG stellt die zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachten Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustand und der betrieblichen Gesundheitsförderung in Höhe von 500 EUR pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr steuerfrei. Voraussetzung ist jedoch, dass die Maßnahme/n den Anforderungen der §§ 20, 20a des Fünften Sozialgesetzbuches (SGB V) genügen. Begünstigt sind Maßnahmen, wenn sie eine dauerhafte Veränderung von Lebens- und Ernährungsgewohnheiten hin zu gesundheitsbewußten Verhalten bewirken (z.B. Raucherentwöhnung, Ernährungsberatung, Rückenschule, Anti-Streß-Training). Sobald eine gesetzliche Krankenkasse die entsprechende Maßnahme veranstaltet, betreut oder über einen Zuschuss unterstützt, kann man davon ausgehen, dass die Bedingungen der §§ 20, 20a SGB V erfüllt sind.
Die Übernahme von Gebühren für das Fitnessstudio oder Vereinsbeiträgen hingegen sind nicht begünstigt.
Keine Sozialversicherungspflicht
Zusätzlicher Vorteil bei Gewährung der genannten Sachverhalte: Es fallen keine SV-Beiträge an, vgl. § 1 Abs. 1 Nr. 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV).
Weitere interessante Informationen zum Thema „Motivation / Gehaltsextras“ finden Sie hier —-> „Liste der beliebtesten Gehaltsextras zur Mitarbeitermotivation“
Begrifflichkeit „ohnehin geschuldeter Arbeitslohn“
Einige Vorschriften des § 3 EStG (z.B. die beschriebene Nr. 33 und 34) verlangen die „Zusätzlichkeitsvoraussetzung“. Die zweckbestimmte Leistung muss zu dem Arbeitslohn hinzukommen, den der Arbeitgeber arbeitsrechtlich schuldet. Eine Barlohnumwandlung ist nicht möglich. Zur Problematik der Begrifflichkeit „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ siehe auch —-> BFH, Urteil v. 19.09.2012, VI R 54/11.
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