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Viele Unternehmen wissen nicht, dass für sensible Daten in der Personalakte die Aufbewahrungspflichten bereits seit dem BAG Urteil vom 12.09.2006 – 9 AZR 271/06 deutlich verschärft wurden. Im konkreten Streitfall hatte sich ein alkoholkranker Mitarbeiter im Einverständnis mit seinem Arbeitgeber einer Therapie unterzogen. Die Aufbewahrung der internen Korrespondenz erfolgte sorgfältig in der Personalakte.

Der Mitarbeiter verlangte eine zusätzliche Sicherung der betroffenen Schreiben vor unbefugtem Zugriff in einem verschlossenen Umschlag.

Das Bundesarbeitsgericht gab ihm Recht, da ein besonderes Geheimhaltungsbedürfnis bestünde. Die Korrespondenz müsse geschützt werden und dürfe nicht offen neben anderen Dokumenten in der Personalakte aufbewahrt werden. Ansonsten liege ein rechtswidriger Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters vor.

Es bleibe zwar grundsätzlich dem Arbeitgeber überlassen, wie er die Sicherung vornehme; falls der Arbeitgeber untätig bleibe, habe der Arbeitnehmer jedoch ein eigenes Bestimmungsrecht.

Die Folge dieser Entscheidung ist, dass jedes Unternehmen seine Personalakten auf besonders sensible Korrespondenz durchforsten und herausfiltern muss, um diese gesondert, beispielsweise in einer “Bei-Akte” aufzubewahren. Es besteht – abgesehen vom Aufwand – die Schwierigkeit in der richtigen Auswahl der Dokumente. Das BAG hat seine Entscheidung nicht auf die Vorgänge mit gesundheitlichem Bezug beschränkt. Besondere Sicherungspflichten gelten auch für “allgemeine Aussagen über die Persönlichkeit des Arbeitnehmers”.

Hierunter kann jede Bewertung des Arbeitsverhaltens und jede Notiz über ein Personalgespräch fallen, in dem es um die fachlichen und sozialen Fähigkeiten des Mitarbeiters geht.

Der Effekt eines derart übertriebenen Formalismus für die berechtigten Interessen der Arbeitnehmer scheint mehr als zweifelhaft.

Keine “offene Aufbewahrung”

Mit der Sammlung aller personenbezogenen und persönlichkeitsrelevanten Daten in der Akte und der Festlegung eines Personenkreises, der hierauf zugriffsberechtigt ist, hat der Arbeitgeber grundsätzlich alles zumutbare getan, um die Rechte seiner Arbeitnehmer ausreichend zu schützen. Von einer “offenen Aufbewahrung” kann dann keine Rede mehr sein.

Eine “zufällige Kenntnisnahme” ist durch die besondere Zweckbestimmung der Personalakte ausgeschlossen: Eingriffe in den Datenbestand dürfen regelmäßig nur erfolgen, wenn hierfür ein Anlass vorhanden ist.

Fazit

Der Umstand, dass bestimmte Informationen fehlerhaft aufbewahrt werden, macht die Verwertung, etwa zur Begründung einer Kündigung, noch nicht unzulässig. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts bezieht sich nur auf das “wie”, nicht jedoch auf das “ob” einer Sammlung persönlichkeitsrelevanter Daten.

Das vollständige Urteil finden Sie hier.

Ein Rundschreiben bzw. Stellungname der Hauptschwerbehindertenvertretung des Landes Berlin zu diesem Urteil finden Sie hier.

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