Für Entsendungen nach Schweden gibt es seit Juli 2013 eine neue Meldepflicht – und auch die zu beachtenden lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen sind umfangreich.

Ab dem 1. Juli 2013 müssen Arbeitgeber Ihre nach Schweden entsandten Mitarbeiter sowie eine Kontaktperson in einem Register des schwedischen Zentralamts für das Arbeitsumfeld (Arbetsmiljöverket) anmelden. Diese Behörde wird zumeist als „Amt für Arbeitsschutz“ bezeichnet.

Welche Aufgaben hat das schwedische Amt für Arbeitsschutz?

Das Arbetsmiljöverket beschreibt seine Aufgaben in einem Merkblatt wie folgt (Auszug):

„Das Arbetsmiljöverket ist eine staatliche Behörde, die überprüft, dass die Arbeitsumweltgesetze sowie andere Vorschriften für das Arbeitsumfeld an schwedischen Arbeitsplätzen eingehalten werden. Unsere Inspektoren nehmen dazu jährlich mehr als 35.000 Besuche an Arbeitsplätzen vor.“

„Es ist Aufgabe des Arbeitgebers, gesundheitlichen Gefahren und Unfällen vorzubeugen und eine zufriedenstellende Arbeitsumwelt zu gewährleisten. Kommt der Arbeitgeber seinen Verpflichtungen nach dem Arbeitsumweltgesetz nicht nach, können die Inspektoren entsprechende Auflagen machen. Wir informieren den Arbeitgeber über die von uns festgestellten Mängel und fordern ihn auf, diese Mängel bis zu einem bestimmten Zeitpunkt abzustellen. Mitunter beschließen wir auch Verbote oder Auflagen mit Bußgeld, falls diese Mängel nicht abgestellt werden. Die Mitarbeiter sind verantwortlich dafür, die für den Arbeitsplatz geltenden Sicherheitsregeln zu befolgen. Unterbleibt dies, kann ein solches Verhalten unter bestimmten Bedingungen ein Kündigungsgrund sein.“

Das Zentralamt ist Schwedens Koordinationsbüro für Bestimmungen für entsandte Arbeitnehmer und informiert über Arbeits- und Anstellungsbedingungen, die bei einer Entsendung nach Schweden gelten.

Meldefristen

Falls der Arbeitseinsatz länger als fünf Tage dauert, muss dieser spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme in Schweden registriert werden. Die Anmeldepflicht entfällt, wenn die Entsendung nicht länger als fünf Tage dauert. Im Falle der Verlängerung hat die Anmeldung dann spätestens am siebten Tag zu erfolgen.

Was ist zu melden?

• Name und Wohnsitz/Geschäftssitz des Arbeitgebers
• Kontaktangaben eines befugten Vertreters des Arbeitgebers (kann im Heimatland sein)
• Die Art der Dienstleistungen, die in Schweden angeboten werden sollen
• Geplanter Zeitraum
• Geplanter Arbeitsort
• Informationen über die ernannte Kontaktperson (u.a. Sozialversicherungsnummer/Geburtsdatum, E-Mail-Adresse)
• Die Identität der entsandten Arbeitnehmer (Name, Sozialversicherungsnummer/Geburtsdatum)

Praxistipp

Die im Register angemeldete Kontaktperson erhält die Befugnis, Benachrichtigungen im Namen des ausländischen Arbeitgebers anzunehmen. Die Kontaktperson sollte Dokumente vorlegen können, aus denen hervorgeht, dass die Anforderungen des schwedischen Gesetzes über die Entsendung von Arbeitnehmern erfüllt werden (z.B. Dokumentation über die Arbeitszeiten; Vorlage von Arbeitsverträgen, aus denen hervorgeht, dass die in Schweden erforderlichen Bedingungen gewährt bzw. eingehalten werden).

Online Meldung

Der Arbeitgeber kann sich unter posting.av.se ein Konto erstellen und danach die erforderlichen Meldungen verfassen und elektronisch übermitteln. Sie finden unter der angegebenen Homepage auch eine in Englisch verfasste FAQ Liste rund um das Thema.

Welche Sanktionen drohen?

Ob die für das Register geltenden Vorschriften eingehalten werden, wird durch das Arbetsmiljöverket überprüft. Wenn der Arbeitgeber eine Entsendung und eine Kontaktperson nicht oder nicht fristgerecht im Register anmeldet, kann das Arbetsmiljöverket eine Sanktionsgebühr vom Arbeitgeber in Höhe von 20.000 Schwedischen Kronen (entspricht ca. 2.300 EUR) erheben.

Lohnsteuer- und sv-rechtliche Aspekte

Zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem Königreich Schweden gibt es ein Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung (DBA von 1994). Aus Artikel 44 DBA-Schweden ergibt sich eine antragsabhängige Freistellung.

In der Sozialversicherung ist unter anderem zu beachten: „Eine besondere Regelung gilt für eine Person, die in Deutschland eine Beschäftigung ausübt und die von ihrem Arbeitgeber nach Schweden entsandt wird, um dort eine Arbeit für dessen Rechnung auszuführen.“ Der GKV-Spitzenverband bzw. die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) beschreibt die weiteren Voraussetzungen, die alle erfüllt sein müssen, beispielsweise darf die voraussichtliche Dauer der Beschäftigung in Schweden 24 Monate nicht überschreiten.